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标签管理软件总拥有成本TCO完整指南
标签管理软件总拥有成本TCO完整指南
作者：BILL MCCLUSKEY / 日期：2024 年 11 月 26 日 / 主题：企业标签管理总拥有成本 （TCO） 是做出企业购买决策的一个有用概念。TCO 包括购买的整个使用寿命内的预付成本、相关成本和估计的持续相关成本。 TCO 经常被比作冰山，因为显而易见的成本（如冰山一角）只占总成本的一小部分。许多成本隐藏在水面之下，就像冰山的真实大小隐藏在水下一样。详细的 TCO 分析可以帮助揭示完整的“冰山”，确保您为所有成本做好准备，而不仅仅是显而易见的成本。分析多个供应商的 TCO 可以创建客观的比较，以指导您的购买决策。 在为您的企业选择标签管理解决方案时，请考虑 TCO 以帮助您的公司规划费用并估算投资回报率 （ROI）。 在此文中，我们将探讨如何找到标签管理解决方案的 TCO，包括要向潜在供应商询问的 30+ 问题和要避免的陷阱。
什么是 TCO？TCO 是解决方案在其生命周期内的总成本。对于标签管理解决方案，这包括软件购买、实施成本、持续支持成本和持续维护成本。大部分 TCO 由软件供应商设置，例如相关服务的软件价格和小时费率。一些 TCO 可能会受到买方的影响，包括劳动力成本、基础设施成本和培训成本。
为什么要估算 TCO？在比较两个或多个标签管理供应商时，TCO 是进行客观的“同类”比较的绝佳工具。通常，不同的供应商提供不同的许可选项、支持合同和策略。供应商 A 可能会提供较低的持续支持成本，但会使其客户受到价格上涨的影响。供应商 B 可能会提供更高的持续支持成本，但允许客户锁定其价格。更好的选择取决于您计划使用该软件的时间、供应商 A 的平均价格上涨以及两家供应商提供的支持质量。有很多因素需要考虑！ TCO 是估算未来成本的宝贵工具。它迫使您考虑在研究标签管理软件解决方案时并不总是首要考虑的问题： 如何对新员工进行此解决方案的培训？1 年内需要多少个用户或打印机许可证？3 年？5 年？当您的业务系统升级时会发生什么情况？当新的 Windows 操作系统发布时会发生什么情况？TCO 可帮助您在这些问题让您感到惊讶之前回答这些问题。 请记住，TCO 是基于您现在拥有的信息的估计值。你无法预测未来，但你可以做出很好的猜测。不要迷失在微小的细节中，而是要以现实的总体估计为目标。
标签管理软件的 TCO 包括哪些内容？现在，让我们探讨一下标签管理软件 TCO 计算中可能包含的成本。每个部分都包含多个问题，要向潜在的软件供应商提问。
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标签管理软件许可证的费用要使用任何标签管理软件，您必须从开发人员那里获得许可。大多数软件公司优先考虑订阅许可，但有些公司仍然提供永久许可。让我们讨论一下每种模型的优缺点和会计影响。
订阅许可订阅许可证需要定期付款以保持对软件许可证的访问。它可以被认为是 “租用” 许可证。停止付款后，您将失去对许可证的访问权限。 订阅许可证通常包括有价值的好处：例如，技术支持、免费版本升级和培训。持续成本支持开发人员提供技术支持、提供错误修复和随着时间的推移改进软件的能力。 由于订阅许可证是一项持续成本，因此它们被视为会计的运营费用 （OpEx）。
永久许可永久许可证是通过一次性付款购买的。购买的许可证是您的永久保留。 永久许可证通常不包括版本升级或技术支持。几年后，许可证版本将过时。为了维护安全和现代的技术环境，您必须购买最新版本的新许可证。 软件公司通常在购买永久许可证的同时提供（或要求）软件维护协议 （SMA） 或支持合同。此持续成本包括获得技术支持、版本升级和培训。 由于永久许可证是一次性投资，因此它们被视为会计的资本支出 （CapEx）。 除了许可模式之外，了解许可证价格的基础也很重要。标签管理软件通常根据用户、设备和使用情况的组合进行定价。 在计算潜在标签管理解决方案的 TCO 时，请确保纳入您公司的增长目标。随着您添加用户和设备以及增加使用量，许可证成本将增加多少？
要向潜在供应商咨询的许可问题：
标签管理软件的支持成本购买标签管理解决方案时，支持可能是第二大投资。每个软件解决方案都需要支持。支持通常包括帮助使用软件、故障排除、回答有关其工作原理的问题以及为可能出现的问题提供解决方案。
第一方还是第三方支持？支持您的标签管理软件的最佳公司是制造它的公司。从软件开发人员那里获得第一方支持意味着他们对软件非常熟悉。您的问题将很快得到解决，您的支持代表可能会推荐一种更好的方法来使用该软件，以防止问题再次出现。软件开发人员会维护已知问题和增强请求的日志，这意味着您与第一方支持的讨论可以直接导致软件增强！ 可以从第三方购买支持合同。第三方可能具有一定程度的软件专业知识，但他们可能使用许多软件包，并且对所有软件包的了解都较浅。解决问题可能需要更长的时间。最后，您的第三方支持代表不会对软件的未来开发产生直接影响。在为标签管理等业务关键型解决方案选择第三方支持时要谨慎。 无论您选择谁来支持您的软件，了解支持政策和可用性都很重要。如果您的公司需要高可用性环境，您可能需要标签管理软件的 24/7 全天候支持。如果您的公司处于受到高度监管的行业，例如生命科学，则可能需要进行技术环境验证。这意味着您必须仔细评估任何更改，并且可能会跳过版本升级。这些公司需要知道旧版本是否在未来继续受支持。 在计算标签管理软件 TCO 的支持成本时，请考虑这些问题。
要向潜在供应商提出的支持问题：
标签管理软件升级的成本软件升级对于维护标签管理解决方案的安全性和可操作性是必要的。升级可确保软件继续与现代技术配合使用，包括最新的 Windows 操作系统、最新的服务器技术和更新的编程工具。最新版本的标签管理软件还包括对可用性的改进和新功能。 请重新访问上面有关软件许可证成本的部分 – 您的许可证是否包括软件升级？订阅许可证通常包括软件升级。永久许可证通常不包括软件升级，但可以添加 SMA 或支持合同以提供升级访问权限。 升级标签管理软件的过程在很大程度上取决于它的托管方式。
本地或云软件升级当您的软件安装在本地或拥有的云服务器上时，您可以完全控制何时执行升级。升级通常不太频繁，并且可能会导致短暂且可预测的停机时间。
SaaS 软件升级SaaS 软件完全由供应商控制。它通常会持续升级，每周或每天推出小规模更新。虽然这减轻了您的内部 IT 团队的负担，但也减轻了您的控制权。如果升级中断了流程或集成，您可能无法快速回滚它。最坏的情况是，您最终可能会导致大量的计划外停机时间。
要向供应商咨询的升级问题：
标签管理软件的基础设施成本基础设施成本包括运行标签管理软件所需的硬件。虽然基于云的软件正变得越来越主流，但许多组织仍然保持着强大的本地技术环境。
本地基础设施成本在本地托管标签管理软件时，基础设施成本包括服务器成本。成本可能取决于服务器规格和数据存储要求。
将这些成本纳入标签管理软件的 TCO 需要细微差别。本地服务器可能用于多种用途，而不仅仅是标签管理。您可以决定根据解决方案消耗的百分比，将一部分基础设施成本分配给标签管理软件 TCO。
云基础设施成本在云中托管标签管理软件有两种选择，每种方法都有自己的成本和优势。 自托管：许多公司在 Azure 或 AWS 等服务上使用自己的云服务器，并在其中安装标签管理软件。这种方法使 IT 团队能够保持对应用程序的控制，同时获得云计算的好处。使用自托管方法，云服务器的成本是众所周知的，并且可以像本地服务器一样分配给您的 TCO。 供应商托管：第二种选择是软件供应商将标签管理软件托管在云中，从而减轻客户的责任。SaaS 解决方案始终由供应商托管。使用这种方法，基础设施成本通常会被隐藏并汇总到许可费用中。
要向潜在供应商询问的基础设施问题：
标签管理软件用户的人工成本标签管理软件旨在消除标签打印过程中的手动接触点。因此，人工成本应该只占标签管理 TCO 的一小部分。
标签管理软件如何降低人工成本自动数据输入意味着用户无需手动将数据输入到标签模板中。这不仅可以节省时间，还可以防止导致未来浪费时间的错误。
自动标签打印意味着标签打印作业由业务操作以编程方式启动。打印作业可以由 ERP 系统中的事件驱动，也可以将记录添加到数据库或通过 REST API 驱动。
自动化标签审批流程意味着创建或编辑标签模板遵循定义的电子流程。这消除了设计、批准和打印标签的工作人员的困惑。
标签文件的中央存储库意味着用户不会花时间搜索标签文件，而只会打开错误的标签文件。它还支持版本控制，从而可以快速回滚到标签的先前版本。
由于标签打印过程中手动步骤的减少，您的 TCO 的人工成本部分可能会变为负数。它仍然是比较标签管理软件并确定哪种解决方案可以更好地节省劳动力成本的宝贵工具。
要向潜在供应商询问的劳动力问题：
标签管理软件用户的培训成本任何新的软件解决方案都需要培训。您的标签管理软件 TCO 应包括培训软件管理员、标签设计师、标签审批以及打印用户（如有必要）所花费的时间。了解您的供应商是否提供免费培训或收取额外费用。
由于标签管理软件减少了员工与软件交互的需求，因此持续培训成本大大降低。
标签管理软件如何降低持续培训成本如果没有标签管理软件，员工必须与标签打印应用程序进行交互。他们必须接受培训，了解如何找到正确的标签文件、填充正确的数据、打印到正确的打印机以及出现错误时该怎么做。对于大型制造商来说，这可能是数十或数百名员工。随着员工流动，培训永无止境。
使用标签管理软件，所有这些步骤都由系统自动执行或由业务逻辑驱动。有时，员工仍然需要与标签打印界面进行交互，但为了简化培训，它大大简化了。标签打印界面甚至可以自定义以匹配业务系统，以实现最大的可用性。
要向潜在供应商询问的培训问题：
标签管理软件集成成本
标签管理软件的强大之处在于它能够与其他业务系统集成。标签必须包含准确的数据，并且该数据通常存储在业务系统中。集成允许数据直接流向标签模板。
业务系统标签集成有两种策略，它们的成本影响大不相同。
深度自定义业务系统标签集成
您的业务系统和标签管理解决方案之间的深度集成需要大量的编程，这会产生成本。如果您的公司使用自定义或不太知名的业务系统，则这项工作可能会落在您的内部资源上。如果您的公司使用广泛使用的业务系统，如 SAP、Oracle 或 Microsoft Dynamics，则您的软件供应商可能会提供连接器。这些连接器仍然需要持续的开发、维护和升级，从而给客户带来更大的成本。
在系统集成方面，有一个持续的神话，即更深入、更自定义的集成会产生更好的结果。当涉及到标签管理时，这根本不是真的。
通用的低代码业务系统标签集成
通过低代码业务系统集成，可以有效地实现将业务数据放到标签上的最终目标。传统上，这是通过将“平面”文件（.txt、.csv 或 .xml 文件）从业务系统导出到监视文件夹来完成的。标签管理软件读取文件并打印标签。也可以通过将记录添加到受监视的数据库来实现。更现代的方法是使用 REST API 发送标签打印作业数据。REST API 还允许您将数据从标签管理解决方案发送回您的业务系统（即标签打印作业状态）。
低代码集成几乎不会受到系统升级的影响。由于集成是通用的，因此标签管理软件可以简单地使用更新系统中的数据继续打印标签。
如果您选择业务系统和标签解决方案之间的深度集成，请务必考虑每年的持续开发成本。
要向潜在供应商询问的集成问题：
标签管理软件定制成本在为您的公司寻找理想的标签管理解决方案时，您应该定义一份要求清单。满足贵公司标签管理需求的“必备”功能有哪些？什么是“最好拥有”？
公司通常面临两种可能的方法：定制软件和开箱即用的软件。
定制标签管理软件 TCO投资定制软件以完美满足您的所有要求可能很诱人。但是，TCO 可能是天文数字。自定义软件需要高技能 （和高薪） 开发人员的工作。推出定制软件的时间通常很长，从而延迟了建立 ROI 的机会。自定义软件启动后，必须对其进行维护和增强。维护可确保应用程序安全、更新并与其他系统兼容。增强功能可满足用户、系统和流程的未来需求。维护和增强都需要更昂贵的开发工作。定制软件的 TCO 不仅高，而且难以准确预测。
可配置的开箱即用软件 TCO标签管理软件是可配置的开箱即用的，也称为商用现货 （COTS），是一种更具成本效益的解决方案。它代表了昂贵的定制软件和基本的开箱即用软件之间的中间地带。COTS 解决方案带有一系列选项和设置，可用于创建理想的标签管理系统。 COTS 软件开发人员专注于为真正的客户需求提供解决方案。通常，当用户在软件中请求新功能时，它会被添加为所有客户使用的选项。 虽然 COTS 标签管理解决方案的设置时间可能比基本的开箱即用软件要长，但与定制软件相比，它们可以节省大量 TCO。 当谈到定制与 COTS 标签解决方案时，正确的选择很明确： COTS 物超所值。
要向潜在的定制软件供应商咨询的问题：
要向潜在 COTS 供应商提出的问题：
TEKLYNX 标签管理解决方案保持低 TCO 的 5 种方式在深入探讨了标签管理 TCO 之后，您可能想知道哪家标签管理软件提供商能以最低的 TCO 提供最大的价值。以下是 TEKLYNX 标签管理软件 TEKLYNX CENTRAL 为我们的客户保持低 TCO 的五种方式。
1. 透明的许可和支持选项TEKLYNX CENTRAL 标签管理软件许可证基于四个核心元素：管理员许可证、设计用户、打印用户和打印机。客户可以随时增加这些计数，也可以在续订时减少这些计数。 在您公司拥有的云服务器上托管 TEKLYNX CENTRAL 不会产生任何额外费用。对于 TEKLYNX 托管的实施，托管成本以透明方式转嫁给客户。 TEKLYNX CENTRAL 解决方案的支持是通过支持合同购买的，该合同可以续订 1 年、3 年或 5 年。支持合同可以包括 24/7 全天候支持，也可以仅限于工作时间。 TEKLYNX 在我们的网站上发布了我们的支持周期策略，以提供一致且可预测的准则。
2. 直接来自软件制造商的支持
我们直接为客户提供响应迅速且高效的客户和技术支持。我们保持着 95% 的出色客户满意度，并收集了无数积极的客户评价。 客户支持政策因全球地区而异。请联系我们 以了解更多信息。
3. 为减少与软件的手动交互而构建的功能TEKLYNX CENTRAL 标签管理软件专为减少标签流程中的手动接触点而构建。每减少一次手动工作，标签打印的劳动力成本就会降低。自动化功能包括：
4. 可配置的现成解决方案减少了定制需求TEKLYNX CENTRAL 具有高度可配置性，可以开箱即用地满足您的标签管理要求。许多功能都可以在设置中打开或关闭，从而以开箱即用的价格提供自定义体验。 TEKLYNX 习惯于倾听客户的意见。我们经常根据客户的要求为标签管理软件添加新功能，为所有客户提供有用的增强功能。
5. 低代码集成，无需开发TEKLYNX CENTRAL 使用通用的低代码集成方法来连接业务数据。这消除了对昂贵的定制开发的需求。 将业务系统与 TEKLYNX CENTRAL 集成的三种最常见方法包括：
使用 TEKLYNX 标签管理软件规划未来TEKLYNX 标签管理解决方案 TEKLYNX CENTRAL 为企业提供的相比价值来说非常低TCO 。通过为您的公司申请免费咨询，了解 TEKLYNX CENTRAL 可以为您节省多少成本。
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